Как использовать онлайн-кассу?

Что такое онлайн-касса?

Онлайн-касса (контрольно-кассовая техника, ККТ) — это кассовый аппарат с фискальным накопителем — специальным устройством, которое записывает всю информацию о совершённых операциях и отправляет её в налоговую. Есть встроенные в кассу фискальные накопители и фискальные накопители, которые можно приобрести отдельно. Срок действия накопителя зависит от вида налогообложения компании. Если у вас ИП на ОСНО и патенте одновременно, вы ведёте сезонную деятельность или продаёте подакцизные товары, то срок действия ККТ должен быть от 13 месяцев. Для ИП на патенте, на УСН, ЕСХН и ОСНО — от 36 месяцев.

Важно: Онлайн-кассы сами формируют чеки и отправляют их в налоговую, что сокращает число налоговых проверок. Также с кассой не нужно тратить время на формирование отчётов. Но следите, чтобы после сбоев в работе интернета устройство передало все накопленные данные.

Кому нужна онлайн-касса?

По Федеральному закону от 22.05.2003 N 54-ФЗ онлайн-кассы не нужны предпринимателям, которые:

• платят налог на профессиональный доход
• получают оплату с расчётного счёта на расчётный счёт
• продают мелкие товары за наличные в автоматах
• продают газеты, журналы в киосках, при условии, что доля продажи газет и журналов в их товарообороте составляет не менее 50 процентов
• поставляют питание в детские сады и школы
• продают безалкогольные напитки в разлив
• продают мороженое в киосках
• занимаются ремонтом обуви
• торгуют на рынке
• сдают в аренду недвижимость
• ухаживают за детьми, больными, престарелыми и инвалидами
• торгуют из автоцистерн квасом, молоком, растительным маслом, живой рыбой, керосином
• занимаются сезонной торговлей вразвал овощами, в том числе картофелем и фруктами
• продают изделия народных промыслов, которые сами изготовили
• вспахивают огороды и распиливают дрова
• ремонтируют и делают ключи
• оказывают услуги носильщиков на вокзалах, в аэропортах и портах

Также онлайн-кассы не нужны самозанятым, кредитным организациям и библиотекам.

Для остальных сфер предпринимательства использование онлайн-касс обязательно. Продажа товаров мимо кассы, работа на незарегистрированной кассе, использование неверных реквизитов, неправильно выписанные чеки — всё это ведёт к санкциям: штрафу при первом нарушении, приостановке деятельности на 90 дней и дисквалификации на год или дольше при повторном нарушении.

Важно: Если у вас работают курьеры, то понадобится несколько онлайн-касс. Купите и зарегистрируйте нужное количество или подключите несколько устройств к облачной кассе и зарегистрируйте только её, а остальные будут выступать в роли терминалов.

Виды онлайн-касс

Автономная кнопочная

Недорогое решение, которое работает автономно от компьютера и электрических розеток. Обычно такие устройства работают на батарейках, у них маленькие однострочные или двухстрочные экраны. Они имеют ограниченный функционал, редко ломаются и до 30 часов держат заряд батареи. Обновить их автоматически или кастомизировать под конкретный бизнес невозможно.

Фискальный регистратор

Регистратор нужно подключать к компьютеру, с помощью компьютера ведётся учет. То есть фискальный регистратор — это компонент торговой системы. Если бизнес позволяет вести учёт с компьютера (например, не курьеры развозят товар, а есть стационарная точка), то это достаточно выгодное решение.

Смарт-терминал

Это планшет или смартфон с кассовой программой. Внутри терминала есть фискальный накопитель и принтер для печати чеков. При желании к устройству подключается сканер штрихкода. На планшете уже установлены необходимые программы: например, для просмотра данных по продажам в личном кабинете. Оптимальный вариант, если планируется постоянно перемещать кассу. Например, работает курьер, нет подключения к компьютеру.

Важно: Подумайте, каким функционалом должна обладать ваша онлайн-касса. Например, как много у вас товара, нужно ли маркирующее устройство, программа для учёта товара, интеграция с интернет-магазином, сканер штрихкодов, электронные весы, техподдержка 24/7, будете ли вы печатать чеки или они будут электронными.

Как работает онлайн-касса?

Когда потребитель оформляет покупку, то кассир сканирует штрихкод или вручную вносит данные о наименовании товара/услуги, цене в кассу. После этого она формирует чек, печатает его или отправляет покупателю в электронном виде. Как при этом будет оплачиваться покупка — наличными, онлайн или с помощью карты — не имеет значения.

На следующем этапе касса передаёт данные в налоговую.

Касса формирует чеки:

• при продаже, в том числе в кредит
• при внесении аванса
• при покупке: например, у поставщика
• при возврате, в том числе поставщику
• при корректировке внесённых данных

Как пользоваться кассой?

• Приобрести кассу и ККТ — купить в магазине или взять в аренду.
• Получить квалифицированную электронную подпись.
• Зарегистрировать кассу на сайте оператора фискальных данных.
• Зарегистрировать ККТ на сайте налоговой службы и получить регистрационный номер — его нужно ввести в кассу без ошибок, иначе придётся покупать другую.
• Настроить кассу по инструкции.
• Сделать отчёт о регистрации кассы на сайте налоговой и дождаться отметки «ККТ зарегистрирована», после чего вам пришлют специальную карточку.

Важно: Регистрировать кассу можно самостоятельно, а можно обратиться к производителю устройства, чтобы он сделал за вас всю работу или её часть.

• В начале рабочего дня проверить качество работы интернета и работоспособность кассы — если всё хорошо, то данные о старте работы касса отправит в налоговую.
• В конце рабочего дня, который не может длиться дольше 24 часов, отправить ещё один отчёт (составить приходный кассовый ордер).